Doveri e Principi generali del trattamento di dati personali

Ogni trattamento di dati personali deve avvenire nel rispetto dei principi fissati all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, che qui si ricordano brevemente:

• doveri di liceità, correttezza e trasparenza del trattamento, nei confronti dell’interessato;
• limitazione della finalità del trattamento, compreso l’obbligo di assicurare che eventuali trattamenti successivi non siano incompatibili con le finalità della raccolta dei dati;
• doveri di minimizzazione dei dati: ossia, i dati devono essere adeguati pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento;
• esattezza e aggiornamento dei dati, compresa la tempestiva cancellazione dei dati che risultino inesatti rispetto alle finalità del trattamento;
• doveri di limitazione della conservazione: ossia, è necessario provvedere alla conservazione dei dati per un tempo non superiore a quello necessario rispetto agli scopi per i quali è stato effettuato il trattamento;
• integrità e riservatezza: occorre garantire la sicurezza adeguata dei dati personali oggetto del trattamento.

Il Regolamento (articolo 5, paragrafo 2) richiede al titolare di dovere rispettare tutti questi principi e di essere “in grado di comprovarlo”. Questo è il principio detto di “responsabilizzazione” (o accountability) che viene poi esplicitato ulteriormente dall’articolo 24, paragrafo 1, del Regolamento, dove si afferma che “il titolare mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al presente Regolamento.” 

Assicurare la liceità del trattamento di dati personali rientra tra i doveri del Titolare

Il Regolamento, come già il d.lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, prevede che ogni trattamento deve trovare fondamento in un’idonea base giuridica. I fondamenti di liceità del trattamento di dati personali sono indicati all’articolo 6 del Regolamento:

– consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, obblighi di legge cui è soggetto il titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati.

Per quanto riguarda le “categorie particolari di dati personali” (articolo 9 del Regolamento), il loro trattamento è vietato, in prima battuta, a meno che il titolare possa dimostrare di soddisfare almeno una delle condizioni fissate all’articolo 9, paragrafo 2 del Regolamento, che qui ricordiamo: 

• l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;
• il trattamento è effettuato da una fondazione, associazione o altro organismo senza scopo di lucro che persegua finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali;
• il trattamento riguarda dati personali resi manifestamente pubblici dall’interessato;
• il trattamento è necessario per uno dei seguenti scopi:
  • per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale;
  • per tutelare un interesse vitale dell’interessato o di un’altra persona fisica qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;
  • per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
  • per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri;
  • per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali;
  • per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica;
  • per il perseguimento di fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

Per alcune di tali finalità sono previste limitazioni o prescrizioni ulteriori, anche nel diritto nazionale. 

Consenso, rientra tra i doveri

Quando il trattamento si fonda sul consenso dell’interessato, il titolare  deve sempre essere in grado di dimostrare (articolo 7.1 del Regolamento) che l’interessato ha prestato il proprio consenso), che è valido se:

• all’interessato è stata resa l’informazione sul trattamento dei dati personali (articoli 13 o 14 del Regolamento);
• è stato espresso dall’interessato liberamente, in modo inequivocabile e, se il trattamento persegue più finalità, specificamente con riguardo a ciascuna di esse. Il consenso deve essere sempre revocabile.

Occorre verificare che la richiesta di consenso sia chiaramente distinguibile da altre richieste o dichiarazioni rivolte all’interessato (articolo 7.2), per esempio all’interno della modulistica. 

Non è ammesso il consenso tacito o presunto (per esempio, presentando caselle già spuntate su un modulo).

Quando il trattamento riguarda le “categorie particolari di dati personali” (articolo 9 Regolamento) il consenso deve essere “esplicito”; lo stesso vale per il consenso a decisioni basate su trattamenti automatizzati (compresa la profilazione – articolo 22).

Il consenso non deve essere necessariamente “documentato per iscritto”, né è richiesta la “forma scritta”, anche se questa è modalità idonea a configurare l’inequivocabilità del consenso e il suo essere “esplicito” (per le categorie particolari di dati di cui all’articolo 9 Regolamento).

Per approfondimenti: Linee-guida del WP29  sul consenso, qui disponibili: www.garanteprivacy.it/regolamentoue/consenso. Si segnalano anche le linee-guida in materia di profilazione e decisioni  automatizzate del Gruppo “Articolo 29” (WP 251), qui disponibili: www.garanteprivacy/regolamentoue/profilazione.

Interesse vitale di un terzo

Si può invocare tale base giuridica per il trattamento di dati personali solo se nessuna delle altre condizioni di liceità può trovare applicazione (considerando 46).

Interesse legittimo prevalente di un titolare o di un terzo

Il ricorso a questa base giuridica per il trattamento di dati personali presuppone che il titolare stesso effettui un bilanciamento fra il legittimo interesse suo o del terzo e i diritti e libertà dell’interessato. Dal 25 maggio 2018, dunque, tale bilanciamento non spetta più all’Autorità, in linea di principio. Si tratta di una delle principali espressioni del principio di “responsabilizzazione” introdotto dal Regolamento 2016/679.

L’interesse legittimo del titolare o del terzo deve risultare prevalente sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato per costituire un valido fondamento di liceità.

I Regolamento chiarisce espressamente che l’interesse legittimo del titolare non costituisce idonea base giuridica per i trattamenti svolti dalle autorità pubbliche in esecuzione dei rispettivi compiti.

Si ricordi, inoltre, che il legittimo interesse non può essere invocato isolatamente quale base giuridica per il trattamento delle categorie particolari di dati personali (articolo 9, paragrafo 2, del Regolamento).

Trasparenza del trattamento: l’informativa agli interessati

Fatte salve alcune eccezioni, chi intende effettuare un trattamento di dati personali deve fornire all’interessato alcune informazioni anche per  metterlo nelle condizioni di esercitare i propri diritti (articoli 15-22 del Regolamento medesimo). 

QUANDO

L’informativa (disciplinata nello specifico dagli artt. 13 e 14 del Regolamento) rientra tra i doveri e deve essere fornita all’interessato prima di effettuare il trattamento, quindi prima della raccolta dei dati (se raccolti direttamente presso l’interessato: articolo 13 del Regolamento). 

Nel caso di dati personali non raccolti direttamente presso l’interessato (articolo 14 del Regolamento), l’informativa deve essere fornita entro un termine ragionevole che non può superare 1 mese dalla raccolta, oppure al momento della comunicazione (non della registrazione) dei dati (a terzi o all’interessato) (diversamente da quanto prevedeva l’articolo 13, comma 4, del Codice).

COSA

I contenuti dell’informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del Regolamento e, in parte, sono più ampi rispetto al Codice. In particolare, il titolare deve sempre specificare i dati di contatto del RPD-DPO (Responsabile della protezione dei dati – Data Protection Officer), ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti (esempio: si tratta di un Paese terzo giudicato adeguato dalla Commissione europea; si utilizzano BCR di gruppo; sono state inserite specifiche clausole contrattuali modello, ecc.). Se i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato (articolo 14 del Regolamento), l’informativa deve comprendere anche le categorie dei dati personali oggetto di trattamento. 

In tutti i casi, il titolare nei propri doveri, deve specificare la propria identità e quella dell’eventuale rappresentante nel territorio italiano, le finalità del trattamento, i diritti degli interessati (compreso il diritto alla portabilità dei dati), se esiste un responsabile del trattamento e la sua identità, e quali sono i destinatari dei dati.

Il Regolamento prevede anche ulteriori informazioni in quanto “necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente”: in particolare, il titolare deve specificare il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo di conservazione, e il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo.

Se il trattamento comporta processi decisionali automatizzati (anche la profilazione), l’informativa deve specificarlo e deve indicare anche la logica di tali processi decisionali e le conseguenze previste per l’interessato.

COME

L’informativa è data, in linea di principio, per iscritto e preferibilmente in formato elettronico (soprattutto nel contesto di servizi online:  articolo 12, paragrafo 1, e considerando 58). Sono comunque ammessi “altri mezzi”, quindi può essere fornita anche in forma orale, ma nel rispetto delle caratteristiche di cui sopra (articolo 12, paragrafo 1). 

Il Regolamento ammette l’utilizzo di icone per presentare i contenuti dell’informativa in forma sintetica, ma solo “in combinazione” con l’informativa estesa (articolo 12, paragrafo 7); queste icone in futuro dovranno essere uniformate in tutta l’Ue attraverso l’intervento dalla Commissione europea.

In base al Regolamento, rientra tra i doveri, di porre particolare attenzione alla formulazione dell’informativa, che deve essere soprattutto comprensibile e trasparente per l’interessato, attraverso l’uso di un linguaggio chiaro e semplice. In particolare, bisogna ricordare che per i minori si devono prevedere informative idonee (anche considerando 58).

Per maggiori dettagli ed esempi di redazione di informative,  il documento del WP29 in materia di “Trasparenza” del trattamento, qui disponibile: www.garanteprivacy.it/regolamentoue/trasparenza

Un approccio responsabile al trattamento: Accountability

Il Regolamento pone l’accento sulla “responsabilizzazione” di titolari e responsabili, ossia, sull’ adozione di comportamenti proattivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del Regolamento (artt. 23-25, in particolare, e l’intero Capo IV del Regolamento). Dunque, viene affidato ai titolari il compito di decidere autonomamente le modalità, le garanzie e i limiti del trattamento dei dati personali, nel rispetto delle disposizioni normative e alla luce di alcuni criteri specifici indicati nel Regolamento.

Il primo fra i doveri è che sintetizzato dall’espressione inglese “data protection by default and by design” (articolo 25), ossia dalla necessità di configurare il trattamento prevedendo fin dall’inizio le garanzie indispensabili “al fine di soddisfare i requisiti” del Regolamento e tutelare i diritti degli interessati, tenendo conto del contesto complessivo ove il trattamento si colloca e dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Tutto questo deve avvenire a monte, prima di procedere al trattamento dei dati vero e proprio (“sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso”, secondo quanto previsto dall’articolo 25, paragrafo 1, del Regolamento) e richiede, pertanto, un’analisi preventiva e un impegno applicativo da parte dei titolari che devono sostanziarsi in una serie di attività specifiche e dimostrabili.

Fondamentali fra tali attività e doveri, sono quelle connesse al secondo criterio individuato nel Regolamento rispetto alla gestione degli obblighi dei titolari: ossia il rischio inerente al trattamento. Quest’ultimo è da intendersi come rischio di impatti negativi sulle libertà e i diritti degli interessati (considerando 75-77); tali impatti dovranno essere analizzati attraverso un apposito processo di valutazione (artt. 35- 36) tenendo conto dei rischi noti o evidenziabili e delle misure tecniche e organizzative (anche di sicurezza) che il titolare ritiene di dover adottare per mitigare tali rischi (si segnalano, al riguardo, le linee-guida in materia di valutazione di impatto sulla protezione dei dati del Gruppo “Articolo 29”, qui disponibili: www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/DPIA). (Vedi anche: il tutorial del Garante sul concetto di “rischio”)

All’esito di questa valutazione di impatto, il titolare:

• potrà decidere se iniziare il trattamento (avendo adottato le misure idonee a mitigare sufficientemente il rischio) ovvero, se il rischio risulta ciononostante elevato;
• rientra tra i doveri di consultare l’autorità di controllo competente per ottenere indicazioni su come gestire il rischio residuale; l’Autorità avrà quindi il compito di indicare le misure ulteriori eventualmente da implementare a cura del titolare e potrà, ove necessario, adottare tutte le misure correttive ai sensi dell’articolo 58 del Regolamento (dall’ammonimento del titolare fino alla limitazione o al divieto di procedere al trattamento).

In conseguenza dell’applicazione del principio di accountability, dal 25 maggio 2018 non sono più  previste

• la notifica preventiva dei trattamenti all’autorità di controllo;
• una verifica preliminare da parte del Garante per i trattamenti “a rischio” (anche se potranno esservi alcune eccezioni legate a disposizioni nazionali, previste in particolare dall’articolo 36, paragrafo 5 del Regolamento). 

Al loro posto, il Regolamento prevede in capo ai titolari l’obbligo (pressoché generalizzato) di tenere un registro dei trattamenti e, appunto, di effettuare valutazioni di impatto in piena autonomia con eventuale successiva consultazione dell’Autorità. 

Principio di “responsabilizzazione” doveri dei titolari e responsabili del trattamento: principali elementi

Rapporti contrattuali fra titolare e responsabile del trattamento

Il Regolamento definisce caratteristiche soggettive e responsabilità di titolare e responsabile del trattamento negli stessi termini di cui alla direttiva 95/46/CE e, quindi, al Codice privacy italiano.

Tuttavia, il Regolamento (articolo 28) prevede dettagliatamente le caratteristiche dell’atto con cui il titolare designa un responsabile del trattamento attribuendogli specifici compiti. Deve trattarsi, infatti, di un contratto (o altro atto giuridico conforme al diritto nazionale) e deve disciplinare tassativamente almeno le materie riportate al paragrafo 3 dell’articolo 28 al fine di dimostrare che il responsabile fornisce “garanzie sufficienti”, quali, in particolare: 

• la natura, durata e finalità del trattamento o dei trattamenti assegnati
• le categorie di dati oggetto di trattamento
• le misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il rispetto delle istruzioni impartite dal titolare e, in via generale, delle disposizioni contenute nel Regolamento

Inoltre, il Regolamento prevede dei doveri e delgi obblighi specifici in capo ai responsabili del trattamento, distinti da quelli pertinenti ai rispettivi titolari. Ciò riguarda, in particolare:

• la tenuta del registro dei trattamenti svolti (articolo 30, paragrafo 2); 
• l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (articolo 32); 
• la designazione di un RPD-DPO, nei casi previsti dal Regolamento o dal diritto nazionale (articolo 37).

Una novità importante del Regolamento è la possibilità di designare sub-responsabili del trattamento da parte di un responsabile (articolo 28, paragrafo 4), per specifiche attività di trattamento, nel rispetto degli stessi obblighi contrattuali che legano titolare e responsabile primario; quest’ultimo risponde dinanzi al titolare dell’inadempimento dell’eventuale sub-responsabile, anche ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento, salvo dimostri che l’evento dannoso “non gli è in alcun modo imputabile” (articolo 82, paragrafo 1 e paragrafo 3).

Registro dei trattamenti rientra tra i doveri

Tutti i titolari e i responsabili di trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti – ma solo se non effettuano trattamenti a rischio (articolo 30, paragrafo 5) – devono tenere un registro delle operazioni di trattamento, i cui contenuti sono indicati all’articolo 30.

Si tratta di uno strumento fondamentale allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno di un’azienda o di un soggetto pubblico, indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio. I contenuti del registro sono fissati nell’articolo 30. Tuttavia, niente vieta a un titolare o responsabile di inserire ulteriori informazioni se lo si riterrà opportuno proprio nell’ottica della complessiva valutazione di impatto dei trattamenti svolti. 

Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

Misure di sicurezza e doveri

Il titolare del trattamento, come pure il responsabile del trattamento, ha tra i doveri, quello di adottare misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento (con l’obiettivo di evitare distruzione accidentale o illecita, perdita, modifica, rivelazione, accesso non autorizzato).

Fra tali misure e doveri, il Regolamento menziona, in particolare, la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati; misure per garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento; misure atte a garantire il tempestivo ripristino della disponibilità dei dati; procedure per verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure di sicurezza adottate.

La lista di cui al paragrafo 1 dell’articolo 32 è una lista aperta e non esaustiva (“tra le altre, se del caso”). 

Per questi motivi, non possono sussistere dopo il 25 maggio 2018 obblighi generalizzati di adozione di misure “minime” di sicurezza (articolo 33 Codice) poiché tale valutazione è rimessa, caso per caso, al titolare e al responsabile in rapporto ai rischi specificamente individuati come da articolo 32 del Regolamento.

Vi è, inoltre, la possibilità di utilizzare l’adesione a specifici codici di condotta o a schemi di certificazione per attestare l’adeguatezza delle misure di sicurezza adottate (articolo 32, paragrafo 3).

Notifica di una violazione dei dati personali rientra tra i doveri del Titolare

A partire dal 25 maggio 2018, tutti i titolari  dovranno notificare al Garante le violazioni di dati personali di cui vengano a conoscenza, entro 72 ore e comunque “senza ingiustificato ritardo”, se ritengono probabile che da tale violazione derivino rischi per i diritti e le libertà degli interessati (considerando 85). Pertanto, la notifica all’Autorità dell’avvenuta violazione non è obbligatoria, essendo subordinata alla valutazione del rischio per gli interessati che spetta al titolare. 

Se la probabilità di tale rischio è elevata, si dovrà informare delle violazione anche gli interessati, sempre “senza ingiustificato ritardo”; fanno eccezione le circostanze indicate al paragrafo 3 dell’articolo 34. 

I contenuti della notifica all’Autorità e della comunicazione agli interessati sono indicati, in via non esclusiva, agli articolo 33 e 34 del Regolamento.

Tutti i titolari di trattamento hanno tra i propri doveri, quello, in ogni caso di documentare le violazioni di dati personali subite, anche se non notificate all’autorità di controllo e non comunicate agli interessati, nonché le relative circostanze e conseguenze e i provmenti adottati (articolo 33, paragrafo 5). È bene, dunque,  adottare le misure necessarie a documentare eventuali violazioni, anche perché i titolari sono tenuti a fornire tale documentazione, su richiesta, al Garante in caso di accertamenti.

Si segnalano, al riguardo, le linee-guida in materia di notifica delle violazioni di dati personali del Gruppo “Articolo 29”, qui disponibili: www.garanteprivacy/regolamentoue/databreach. 

Responsabile della protezione dei dati e i propri doveri

La designazione di un “responsabile della protezione dati” (RPD) è finalizzata a facilitare l’attuazione della normativa da parte del titolare/responsabile (articolo 39). Non è un caso, infatti, che fra i compiti e i doveri del RPD rientrino “la sensibilizzazione e la formazione del personale” e la sorveglianza sullo svolgimento della valutazione di impatto di cui all’articolo 35, oltre alla funzione di punto di contatto per gli interessati e per il Garante rispetto a ogni questione attinente l’applicazione del Regolamento. 

La sua designazione è obbligatoria e rientra tra i doveri, in alcuni casi (articolo 37), e il Regolamento delinea le caratteristiche soggettive e oggettive di questa figura (indipendenza, autorevolezza, competenze manageriali:  articoli 38 e 39) in termini che il Gruppo di lavoro “Articolo 29” ha ritenuto opportuno chiarire attraverso alcune linee-guida, disponibili anche sul sito del Garante, e alle quali si rinvia per maggiori delucidazioni unitamente alle relative FAQ (www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/rpd).

Si segnalano anche i materiali disponibili nella sezione “Responsabile della protezione dati” sul sito del Garante, che comprendono ulteriori FAQ sul punto (www.garanteprivacy/regolamentoue/rpd)

I diritti e i doveri degli interessati

I titolari del trattamento devono rispettare le modalità previste per l’esercizio di tutti i diritti da parte degli interessati, stabilite, in via generale, negli artt. 11 e 12 del Regolamento

– In primo luogo, il titolare del trattamento ha tra i propri doveri di agevolare l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato, adottando ogni misura (tecnica e organizzativa) a ciò idonea. Benché sia il solo titolare a dover dare riscontro in caso di esercizio dei diritti, il responsabile del trattamento è tenuto a collaborare con il titolare ai fini dell’esercizio di tali diritti (articolo 28, paragrafo 3, lettera e) ).

– Il titolare ha il diritto di chiedere informazioni necessarie a identificare l’interessato, e quest’ultimo ha tra i propri doveri di fornirle, secondo modalità idonee (, in particolare, articolo 11, paragrafo 2 e articolo 12, paragrafo 6).

– Il termine per la risposta all’interessato è, per tutti i diritti (compreso il diritto di accesso), pari a 1 mese, estendibile fino a 3 mesi in casi di particolare complessità; il titolare deve comunque dare un riscontro all’interessato entro 1 mese dalla richiesta, anche in caso di diniego.

– La risposta fornita all’interessato non deve essere solo “intelligibile”, ma anche concisa, trasparente e facilmente accessibile, oltre a utilizzare un linguaggio semplice e chiaro.

– Spetta al titolare valutare la complessità del riscontro all’interessato e stabilire l’ammontare dell’eventuale contributo da chiedere all’interessato, ma soltanto se  si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive  – anche ripetitive (articolo12, paragrafo 5) – ovvero se sono chieste più “copie” dei dati personali nel caso del diritto di accesso (articolo 15, paragrafo 3). In quest’ultimo caso il titolare deve tenere conto dei costi amministrativi sostenuti. Il riscontro all’interessato di regola deve avvenire in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne favoriscano l’accessibilità; può essere dato oralmente solo se così richiede l’interessato stesso (articolo 12, paragrafo 1; articolo 15, paragrafo 3).

Trasferimento dei dati all’estero e/o Verso Paesi appartenenti all’Unione europea

Non possono esservi limitazioni né divieti alla libera circolazione dei dati personali nell’Unione europea per motivi attinenti alla protezione dei dati (Articolo 1, paragrafo 3 del Regolamento). Pertanto, non vi sono limiti di alcun genere per quanto riguarda i flussi di dati dall’Italia verso altri Stati membri dell’Ue (e dello Spazio Economico Europeo: Islanda, Norvegia, Liechtenstein).

Verso Paesi non appartenenti all’Unione europea

Il  trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti all’Unione europea è vietato, in linea di principio.

Tale divieto può essere superato solo quando intervengano le seguenti specifiche garanzie (articoli da 44 a 49 del Regolamento UE 2016/679):

a) adeguatezza del Paese terzo riconosciuta tramite decisione della Commissione europea;

b) in assenza di decisioni di adeguatezza della Commissione, garanzie adeguate di natura contrattuale o pattizia che devono essere fornite dai titolari coinvolti (fra cui le norme vincolanti d’impresa – BCR, e clausole contrattuali tipo);

c) in assenza di ogni altro presupposto, utilizzo di deroghe al divieto di trasferimento applicabili in specifiche situazioni (articolo 49 del Regolamento).

Sono altresì vietati trasferimenti di dati verso titolari o responsabili in un Paese terzo sulla base di decisioni giudiziarie o ordinanze amministrative emesse da autorità di tale Paese terzo, a meno dell’esistenza di accordi internazionali in particolare di mutua assistenza giudiziaria o analoghi accordi fra gli Stati (articolo 48 del Regolamento UE 2016/679). Si potranno utilizzare, tuttavia, gli altri presupposti e in particolare le deroghe previste per situazioni specifiche di cui all’articolo 49 del Regolamento medesimo. E’ lecito trasferire dati personali verso un Paese terzo non adeguato “per importanti motivi di interesse pubblico”, in deroga al divieto generale, ma deve trattarsi di un interesse pubblico riconosciuto dal diritto dello Stato membro del titolare o dal diritto dell’Unione europea (articolo 49, paragrafo 4) – e dunque non può essere fatto valere l’interesse pubblico dello Stato terzo ricevente.

Si segnalano le raccomandazioni del Comitato europeo per la protezione dei dati relative all’utilizzo delle “deroghe” per i trasferimenti di dati di cui all’Articolo 49 del Regolamento. 

Il GDPR è una materia vasta e complessa che tocca diversi punti nevralgici dell’azienda.

Destreggiarsi tra i vari articoli e capire concretamente cosa bisogna fare per mettersi in regola è complicato, soprattutto per quelle aziende che con fatica possono distogliere l’attenzione dai propri obiettivi di business.

Questo è il primo di una serie di post legati al Regolamento per la protezione dei dati che ci permetterà di approfondire sempre di più la materia e dare consigli pratici e soluzioni da adottare per rispondere ai requisiti.

1) Il GDPR cos’è

Con GDPR, acronimo di General Data Protection Regulation, si intende il Regolamento UE 2016/679 entrato in vigore il 24 maggio e direttamente applicabile dal 25 maggio 2018, termine ultimo per adeguarsi ai principi

L’intera normativa GDPR si basa su due importanti direttrici: il rafforzamento del concetto di responsabilizzazione e dei doveri che ne conseguono per il Titolare del trattamento e il rafforzamento dei diritti dell’interessato.

Il Titolare del trattamento, quindi, deve adeguarsi ai principi del Regolamento, mettendo in atto misure tecniche e organizzative per provarne l’adattamento e assicurarne il mantenimento.

Per ottemperare agli obblighi del GDPR, sono necessari due elementi:

Privacy by design → già in fase di progettazione dei sistemi informativi e dei mezzi per il trattamento, devono essere designate le misure tecniche e organizzative adeguate
Privacy by default → Il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che, per impostazione predefinita, non siano resi accessibili dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l’intervento della persona fisica.

2) I principi guida del GDPR

Oltre al principio cardine della responsabilizzazione, sono da annoverare i seguenti punti chiave:

Liceità, correttezza e trasparenza → i dati personali sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato
Minimizzazione dei dati → i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità
Esattezza → i dati personali devono essere esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti
Limitazione della conservazione → i dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati

Integrità e riservatezza → i dati personali devono essere trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione dalla distruzione o dal danno accidentali.

3) Chi deve adeguarsi al GDPR

A chi si applica il GDPR?

Questo Regolamento coinvolge tutte le aziende europee che gestiscono in vari modi i dati personali; in particolare:

si applica al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle attività di uno stabilimento da parte di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell’Unione, indipendentemente dal fatto che il trattamento sia effettuato o meno nell’Unione. (art.3)

Non rientrano, quindi, nel tema, tutte le attività a carattere esclusivamente personale o domestico e quindi senza una connessione con un’attività commerciale o professionale.

4) I diritti dell’interessato

Se da una parte vengono elencati gli obblighi per i Titolari del trattamento, dall’altra vengono elaborati dei diritti a favore dell’interessato del trattamento. Fra questi:

Informativa sul trattamento. Le informazioni relative al trattamento devono essere presentate in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro. L’interessato ha il diritto di essere informato sulla finalità del trattamento, sugli eventuali destinatari/utilizzatori dei dati, sul periodo di conservazione dei dati, sulle modalità per richiedere la rettifica o la cancellazione
Diritto di accesso. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano
Diritto di rettifica e di cancellazione (o “diritto all’oblio). L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo
Diritto alla portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti
Diritto di opposizione. L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali

5) Una nuova figura: il DPO

Il Regolamento introduce una nuova figura, il DPO, ovvero il Data Protection Officer.

In cosa consiste il ruolo del DPO? Il DPO, innanzitutto, può essere un dipendente o un consulente esterno.

Il DPO, come dice già il suo nome, è il Responsabile della Protezione dei Dati (diverso dal Responsabile o Titolare del trattamento). Quali sono i suoi compiti?

Informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR
sorvegliare l’osservanza del GDPR, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo
fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo

6) Strumenti per garantire la sicurezza dei dati personali

Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento devono mettere in atto misure tecniche e organizzative utili per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, solo a titolo di esempio,

la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali
la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;
la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico;
una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

Nel valutare l’adeguato livello di sicurezza, si tiene conto in special modo dei rischi che derivano in particolare dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall’accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.

7) Inventario degli asset tecnologici (o “Asset Inventory”)

Su questo tema, verrà riservato un post specifico, entrando un po’ più negli aspetti pratici su che cosa devono fare concretamente le aziende.

Tra le azioni pratiche da adottare per rispondere ai requisiti richiesti dal GDPR è importante l’Asset Inventory (o inventario degli asset tecnologici).

L’inventario degli asset tecnologici serve ad avere una panoramica completa di tutti gli elementi che compongono il sistema, compresi quelli preposti alla sicurezza e alla gestione delle informazioni. Alcuni degli elementi da censire:

Dispositivi: Computer, server, tablet, dispositivi di rete ma anche telecamere IP, apriporta, sistemi di rilevazione presenza, …
Software: Dotazione software dei dispositivi presenti in rete e informazioni dettagliate degli stessi.
Archivi: Database, condivisioni di file
Utenti: Elenco degli utenti che hanno diritto all’accesso a dispositivi e software presenti in azienda

L’Asset Inventory è lo step intermedio tra la stesura del Registro dei trattamenti e il Sistema informativo. Attraverso il Registro dei trattamenti, i Responsabili dell’azienda stilano una lista di tutti gli applicativi utilizzati per il trattamento. Il Registro può essere sia in forma scritta sia in formato elettronico e rappresenta un censimento, costantemente aggiornato, dei dati trattati, degli archivi, delle categorie degli interessati. A questo si aggiunge l’Asset Inventory, l’inventario di tutti gli asset tecnologici presenti in azienda.

8) Cos’è il Data Breach e cosa comporta

Cosa succede in caso di violazione dei dati personali (chiamata anche Data Breach)?

In caso di violazione dei dati personali, il titolare del trattamento deve notificare la violazione all’autorità di controllo competente senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, a meno che sia improbabile che la violazione dei dati personali presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

La notifica deve avere le seguenti caratteristiche:

Descrivere la natura della violazione dei dati personali compresi,
Comunicare il nome e i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati o di altro punto di contatto presso cui ottenere più informazioni;
descrivere le probabili conseguenze della violazione dei dati personali
descrivere le misure adottate o di cui si propone l’adozione da parte del titolare del trattamento per porre rimedio alla violazione dei dati personali e anche, se del caso, per attenuarne i possibili effetti negativi.

A chi si applica?, negli ultimi vent’anni, il forte impatto della tecnologia ha comportato un cambiamento significativo per quanto attiene al trattamento dei dati: è cambiato non solo il modo di percepire il tema della protezione dei dati, ma anche il modo in cui essi vengono prodotti, raccolti e fatti circolare. Questo mutamento ha ormai reso obsoleta la precedente direttiva europea (dir 95/46/CEE), rendendo necessaria l’introduzione del nuovo Regolamento UE 679/2016, che muta radicalmente l’approccio alla gestione dei dati personali.

Il GDPR, pubblicato in GUCE del 4 maggio 2016, il è già in vigore e deve trovare piena e completa applicazione in data 25 maggio 2018.
Questo pertanto è il primo  di una serie di blog con i quali si affronterà – punto per punto – la nuova disciplina.

La prima domanda che viene spontanea è quindi: a chi si applica il nuovo Regolamento 679?
Circa la sua applicazione materiale, l’art. 2 del Regolamento stabilisce che lo stesso deve trovare applicazione in due ipotesi:

1. quando il trattamento dei dati è gestito in forma completamente o parzialmente automatizzata dall’azienda, ad esempio tramite database.
2. ed altresì quando il trattamento dei dati non è automatizzato (quindi è cartaceo) ma i dati contenuti ed organizzati in un archivio o essere destinati a figurarvi.

In questo senso, indipendentemente dalla modalità con la quale le aziende decidono di raccogliere i dati, le stesse devono comunque sottostare alla medesima disciplina. In questo modo, la tutela dei dati risulta tecnologicamente neutrale.

Quando, invece, NON si applica il Regolamento? Sono esclusi i casi di trattamento di dati puramente personale da parte di persone fisiche, come la gestione della corrispondenza privata, o l’uso personale dei servizi di social networking. Le attività miste (ad esempio, l’invio di corrispondenza che comprende sia contenuti personali, sia contenuti connessi alle imprese) non sono invece esenti, e devono pertanto seguire le indicazioni del Regolamento 679/2016. Inoltre per l’applicazione della normativa non incide né il settore né la grandezza dell’organizzazione: gli stessi adempimenti si applicano alle piccole imprese e grandi multinazionali, con pochissime eccezioni.

In definitiva, il nuovo Regolamento si inserisce nell’ordinamento europeo con lo scopo  ridisciplinare e gestire in maniera diversa i dati personali. Il Regolamento colma le lacune giuridiche derivanti dal rapido sviluppo della tecnologia, che oggi è presente anche negli aspetti più personali della vita degli individui, e che era necessario regolamentare. 

Con questa tabella si offre a disposizione dell’utenza uno schema sintetico degli obblighi/adempimenti/cautele di spettanza del titolare del trattamento in base alle norme del GDPR – Regolamento UE 2016/679 (relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali).

Per una esigenza di articolazione e maggiore significatività della tabella, gli obblighi/adempimenti/cautele sono riportati come di seguito:

Segnalazione Privacy, un argomento veramnte interessante, la MBLI S.a.s., con il presente, si avvale di un articolo scritto in modo chiaro ed esaustivo dal sito http://www.dirittodell’informatica.it.

Lo riportiamo sotto per comodità.

Segnalazione, reclami e ricorsi al Garante privacy: come fare

Segnalazione, reclamo e ricorso: sono, questi, i principali strumenti a nostra disposizione quando riteniamo di aver subito violazioni della nostra privacy, ad esempio ricevendo telefonate ed email indesiderate (in assenza di nostro consenso o, addirittura, contro la nostra esplicita volontà). In questo articolo vedremo cosa fare, concretamente, quando riteniamo che i nostri diritti siano stati violati e, anziché intraprendere un’azione giudiziaria, pensiamo di rivolgerci al Garante della privacy (tenendo comunque presente che la normativa vigente è corposa e complessa) inviando una segnalazione o un reclamo, oppure proponendo ricorso.

1. Le definizioni del Codice della privacy: interessato, titolare, responsabile, trattamento, dato personale, dati identificativi, dati sensibili

L’art. 4 del Codice della privacy (d.lgs. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali) reca le definizioni utilizzate nel presente articolo. Fra esse, sono di particolare rilevanza ai nostri fini le seguenti:

–        Interessato: “la persona fisica, la persona giuridica, l’ente o l’associazione cui si riferiscono i dati personali”: art. 4, comma 1, lett. i);

–        Titolare: “la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza” (art. 4, comma 1, lett. f);

–        Responsabile: “la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali”.

Appare opportuno ricordare anche altre tre definizioni di cui al citato art. 4:

–        Trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati (art. 4, comma 1, lett.a);

–        Dato personale, qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, comma 1, lett.a);

–        Dati identificativi, i dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (art. 4, comma 1, lett.a);

–        Dati sensibili i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett.a).

2. Quali sono i propri diritti?

Il c.d. Codice della privacy (d.lgs. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali) riconosce diversi diritti all’interessato, il quale può, ad esempio, chiedere di:

–        conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile (se designato);

–        accedere ai dati personali che lo riguardano;

–        conoscere finalità e modalità del trattamento di dati personali.

Inoltre, ha diritto di:

–        ottenere l’aggiornamento, la rettificazione o l’integrazione dei dati personali che lo riguardano;

–        ottenerne la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco, se trattati in violazione di legge;

–        ricevere attestazione che le operazioni appena citate (aggiornamento, cancellazione, ecc.) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’interessato, ha altresì diritto di opporsi al trattamento:

–        se sussistono motivi legittimi;

–        se viene effettuato a fini promozionali, pubblicitari o commerciali.

3. Prima di rivolgersi al Garante e segnalare l’irregolarità: l’istanza al titolare o al responsabile del trattamento

I diritti di cui sopra possono essere esercitati senza formalità, mediante richiesta rivolta al titolare o al responsabile (se designato) anche mediante un incaricato del trattamento (c.d. interpello preventivo). L’interessato deve ricevere riscontro senza ritardo (fatte salve alcune eccezioni previste dall’art. 8 del Codice, cui si rinvia), e comunque entro 15 giorni dal ricevimento. Tale termine può essere esteso sino a 30 giorni (dandone comunque comunicazione all’interessato entro 15 giorni dal ricevimento)

Il Garante della privacy ha predisposto un modello (scaricabile direttamente dal suo sito in formato pdf) da scaricare e compilare, in modo da facilitare l’esercizio dei diritti dell’interessato.

In mancanza di riscontro o qualora il riscontro non sia soddisfacente, l’interessato può esperire un’azione giudiziaria oppure rivolgersi al Garante della privacy: oggi ci occupiamo del secondo caso, tenendo presente che il Garante non può disporre il risarcimento del danno in favore della parte vittoriosa e che vige il principio per cui, una volta che si è agito dinanzi al Garante, non è più possibile rivolgere al Tribunale per la medesima fattispecie.

4. Il reclamo e la segnalazione

Il reclamo è un atto circostanziato con il quale l’interessato denuncia al Garante una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Il reclamo può essere proposto:

–        quando non si è ottenuta una tutela soddisfacente dei propri diritti;

–        quando si vuole promuovere una decisione del Garante su una questione di sua competenza.

Il reclamo non ha particolari formalità, ma deve comunque contenere l’indicazione:

–        dei fatti e delle circostanze su cui si fonda;

–        delle disposizioni che si presumono violate;

–        delle misure richieste;

–        degli estremi identificativi del titolare, del responsabile (se conosciuto) e dell’istante.

Al reclamo seguono:

–        un’istruttoria preliminare;

–        un eventuale procedimento amministrativo nel quale possono essere adottati vari provvedimenti (ad esempio, prescrizione di: blocco del trattamento, adozione di misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alla normativa, ecc.).

Il reclamo non è gratuito: bisogna pagare 150 euro a titolo di diritti di segreteria (è necessario allegare al reclamo la ricevuta del versamento). Non è previsto il rimborso per le spese della procedura.

Il Garante ha emesso diverse decisioni dopo aver ricevuto segnalazioni e reclami (come nel celebre caso Peppermint: qui potete leggere il testo del provvedimento e qui il suo riassunto).

5. La segnalazione

Se l’interessato non può o non vuole presentare un reclamo circostanziato, può inviare al Garante una segnalazione, finalizzata a sollecitarne l’esercizio dell’attività di controllo.

La segnalazione è gratuita, non presenta particolare formalità e deve essere inviata al Garante (i suoi recapiti sono consultabili sul sito ufficiale).

La segnalazione, chiaramente, deve riportare gli elementi utili per consentire al Garante di assumere un’eventuale decisione qualora ritenga che, nel caso riportato, si sia verificata una violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali.

Ad una o più segnalazioni possono seguire un’istruttoria preliminare e un procedimento amministrativo nel quale possono essere adottati vari provvedimenti (ad esempio, prescrizione di: blocco del trattamento, adozione di misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alla normativa, ecc.), anche prima della definizione del procedimento.

Il Garante si è più volte pronunciato in seguito ad una o più segnalazioni ricevute, come nel caso di Google Street View.

6. Il ricorso alla segnalazione

Il ricorso al Garante è un atto formale, che deve essere presentato rispettando particolari formalità e unicamente per far valere i diritti di cui all’articolo 7 del Codice.

Può essere presentato nei seguenti casi:

–        in caso di tardiva o non soddisfacente risposta del titolare o del responsabile (se designato). Come si è detto, all’istanza è necessario dare riscontro entro 15 o 30 giorni, a seconda dei casi;

–        se il decorso dei termini relativi al riscontro dell’istanza esporrebbe l’interessato ad un pregiudizio imminente ed irreparabile.

Il ricorso non è gratuito: anche in questo caso bisogna pagare 150 euro a titolo di diritti di segreteria (è necessario allegare al ricorso la ricevuta del versamento).

Il ricorso alla segnalazione deve contenere:

–        gli estremi identificativi del ricorrente, dell’eventuale procuratore speciale, del titolare e, ove conosciuto, del responsabile eventualmente designato per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’articolo 7;

–        la data dell’istanza presentata al titolare (o al responsabile), oppure del pregiudizio imminente ed irreparabile che permette di prescindere dalla richiesta medesima;

–        gli elementi posti a fondamento della domanda;

–        il provvedimento richiesto al Garante;

–        il domicilio eletto ai fini del procedimento.

Inoltre, su richiesta di una o entrambe le parti, il Garante può disporre la condanna alle spese nei confronti della parte soccombente. Inoltre, il Garante può compensare le spese, anche parzialmente, se ricorrono giusti motivi.

È bene sapere che l’ammontare delle spese è, per legge, forfettario e varia da un minimo di 500 euro ad un massimo di 1.000 euro (in base alla complessità del procedimento).

ll Garante, se ritiene fondato il ricorso, può ordinare la cessazione del comportamento illegittimo, indicando le misure necessarie a tutela dei diritti dell’interessato e assegnando un termine per la loro adozione. Vige il principio del silenzio-diniego: la mancata pronuncia sul ricorso, decorsi sessanta giorni dalla data di presentazione, equivale a rigetto.

Contro il provvedimento (espresso o tacito) del Garante è possibile proporre ricorso dinanzi al tribunale del luogo ove risiede il titolare del trattamento.

Il Garante si è più volte pronunciato su ricorsi relativi a fattispecie inerenti la tecnologia (ad esempio, in tema di email aziendale e privacy del dipendente).

7. Conclusioni

Ricapitolando, se la nostra privacy viene violata abbiamo tre strumenti a nostra disposizione per rivolgerci al Garante della privacy e, si spera, ottenere tutela. Mentre il primo è gratuito (la segnalazione), gli altri due (reclamo e ricorso) richiedono il pagamento di 150 euro a titolo di spese di segreteria. Nel caso del ricorso, poi, è prevista la possibilità di chiedere (o subire) la condanna alle spese del procedimento, per cui è opportuno agire mediante ricorso solo qualora il ricorrente sia ragionevolmente certo della fondatezza delle proprie pretese.

Segnaliamo che sul sito del Garante è presente un indice per materia dei provvedimenti adottati.

8. Appendice normativa (estratti dal Codice in materia di protezione dei dati personali)

Sezione II – Tutela amministrativa

Art. 142 Proposizione dei reclami

1. Il reclamo contiene un’indicazione per quanto possibile dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate e delle misure richieste, nonché gli estremi identificativi del titolare, del responsabile, ove conosciuto, e dell’istante.

2. Il reclamo è sottoscritto dagli interessati, o da associazioni che li rappresentano anche ai sensi dell’articolo 9, comma 2, ed è presentato al Garante senza particolari formalità. Il reclamo reca in allegato la documentazione utile ai fini della sua valutazione e l’eventuale procura, e indica un recapito per l’invio di comunicazioni anche tramite posta elettronica, telefax o telefono.

Il Garante può predisporre un modello per il reclamo da pubblicare nel Bollettino e di cui favorisce la disponibilità con strumenti elettronici.

Art. 143 Procedimento per i reclami

1. Esaurita l’istruttoria preliminare, se il reclamo non è manifestamente infondato e sussistono i presupposti per adottare un provvedimento, il Garante, anche prima della definizione del procedimento:

a) prima di prescrivere le misure di cui alla lettera b), ovvero il divieto o il blocco ai sensi della lettera c), può invitare il titolare, anche in contraddittorio con l’interessato, ad effettuare il blocco spontaneamente;

b) prescrive al titolare le misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti;

c) dispone il blocco o vieta, in tutto o in parte, il trattamento che risulta illecito o non corretto anche per effetto della mancata adozione delle misure necessarie di cui alla lettera b), oppure quando, in considerazione della natura dei dati o, comunque, delle modalità del trattamento o degli effetti che esso può determinare, vi è il concreto rischio del verificarsi di un pregiudizio rilevante per uno o più interessati;

d) può vietare in tutto o in parte il trattamento di dati relativi a singoli soggetti o a categorie di soggetti che si pone in contrasto con rilevanti interessi della collettività.

2. I provvedimenti di cui al comma 1 sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana se i relativi destinatari non sono facilmente identificabili per il numero o per la complessità degli accertamenti.

Art. 144 Segnalazione

1. I provvedimenti di cui all’articolo 143 possono essere adottati anche a seguito delle segnalazioni di cui all’articolo 141, comma 1, lettera b), se è avviata un’istruttoria preliminare e anche prima della definizione del procedimento.

Sezione III – Tutela alternativa a quella giurisdizionale

Art. 145 Ricorsi

1. I diritti di cui all’articolo 7 possono essere fatti valere dinanzi all’autorità giudiziaria o con ricorso al Garante.

2. Il ricorso al Garante non può essere proposto se, per il medesimo oggetto e tra le stesse parti, è stata già adita l’autorità giudiziaria.

3. La presentazione del ricorso al Garante rende improponibile un’ulteriore domanda dinanzi all’autorità giudiziaria tra le stesse parti e per il medesimo oggetto.

Art. 146 Interpello preventivo

1. Salvi i casi in cui il decorso del termine esporrebbe taluno a pregiudizio imminente ed irreparabile, il ricorso al Garante può essere proposto solo dopo che è stata avanzata richiesta sul medesimo oggetto al titolare o al responsabile ai sensi dell’articolo 8, comma 1, e sono decorsi i termini previsti dal presente articolo, ovvero è stato opposto alla richiesta un diniego anche parziale.

2. Il riscontro alla richiesta da parte del titolare o del responsabile è fornito entro quindici giorni dal suo ricevimento.

3. Entro il termine di cui al comma 2, se le operazioni necessarie per un integrale riscontro alla richiesta sono di particolare complessità, ovvero ricorre altro giustificato motivo, il titolare o il responsabile ne danno comunicazione all’interessato. In tal caso, il termine per l’integrale riscontro è di trenta giorni dal ricevimento della richiesta medesima.

Art. 147 Presentazione del ricorso

1. Il ricorso è proposto nei confronti del titolare e indica:

a) gli estremi identificativi del ricorrente, dell’eventuale procuratore speciale, del titolare e, ove conosciuto, del responsabile eventualmente designato per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’articolo 7;

b) la data della richiesta presentata al titolare o al responsabile ai sensi dell’articolo 8, comma 1, oppure del pregiudizio imminente ed irreparabile che permette di prescindere dalla richiesta medesima;

c) gli elementi posti a fondamento della domanda;

d) il provvedimento richiesto al Garante;

e) il domicilio eletto ai fini del procedimento.

2. Il ricorso è sottoscritto dal ricorrente o dal procuratore speciale e reca in allegato:

a) la copia della richiesta rivolta al titolare o al responsabile ai sensi dell’articolo 8, comma 1;

b) l’eventuale procura;

c) la prova del versamento dei diritti di segreteria.

3. Al ricorso è unita, altresì, la documentazione utile ai fini della sua valutazione e l’indicazione di un recapito per l’invio di comunicazioni al ricorrente o al procuratore speciale mediante posta elettronica, telefax o telefono.

4. Il ricorso è rivolto al Garante e la relativa sottoscrizione è autenticata. L’autenticazione non è richiesta se la sottoscrizione è apposta presso l’Ufficio del Garante o da un procuratore speciale iscritto all’albo degli avvocati al quale la procura è conferita ai sensi dell’articolo 83 del codice di procedura civile, ovvero con firma digitale in conformità alla normativa vigente.

5. Il ricorso è validamente proposto solo se è trasmesso con plico raccomandato, oppure per via telematica osservando le modalità relative alla sottoscrizione con firma digitale e alla conferma del ricevimento prescritte ai sensi dell’articolo 38, comma 2, ovvero presentato direttamente presso l’Ufficio del Garante.

Art. 148 Inammissibilità del ricorso

1. Il ricorso è inammissibile:

a) se proviene da un soggetto non legittimato;

b) in caso di inosservanza delle disposizioni di cui agli articoli 145 e 146;

c) se difetta di taluno degli elementi indicati nell’articolo 147, commi 1 e 2, salvo che sia regolarizzato dal ricorrente o dal procuratore speciale anche su invito dell’Ufficio del Garante ai sensi del comma 2, entro sette giorni dalla data della sua presentazione o della ricezione dell’invito. In tale caso, il ricorso si considera presentato al momento in cui il ricorso regolarizzato perviene all’Ufficio.

2. Il Garante determina i casi in cui è possibile la regolarizzazione del ricorso.

Art. 149 Procedimento relativo al ricorso

1. Fuori dei casi in cui è dichiarato inammissibile o manifestamente infondato, il ricorso è comunicato al titolare entro tre giorni a cura dell’Ufficio del Garante, con invito ad esercitare entro dieci giorni dal suo ricevimento la facoltà di comunicare al ricorrente e all’Ufficio la propria eventuale adesione spontanea. L’invito è comunicato al titolare per il tramite del responsabile eventualmente designato per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’articolo 7, ove indicato nel ricorso.

2. In caso di adesione spontanea è dichiarato non luogo a provvedere. Se il ricorrente lo richiede, è determinato in misura forfettaria l’ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso, posti a carico della controparte o compensati per giusti motivi anche parzialmente.

3. Nel procedimento dinanzi al Garante il titolare, il responsabile di cui al comma 1 e l’interessato hanno diritto di essere sentiti, personalmente o a mezzo di procuratore speciale, e hanno facoltà di presentare memorie o documenti. A tal fine l’invito di cui al comma 1 è trasmesso anche al ricorrente e reca l’indicazione del termine entro il quale il titolare, il medesimo responsabile e l’interessato possono presentare memorie e documenti, nonché della data in cui tali soggetti possono essere sentiti in contraddittorio anche mediante idonea tecnica audiovisiva.

4. Nel procedimento il ricorrente può precisare la domanda nei limiti di quanto chiesto con il ricorso o a seguito di eccezioni formulate dal titolare.

5. Il Garante può disporre, anche d’ufficio, l’espletamento di una o più perizie. Il provvedimento che le dispone precisa il contenuto dell’incarico e il termine per la sua esecuzione, ed è comunicato alle parti le quali possono presenziare alle operazioni personalmente o tramite procuratori o consulenti designati. Il provvedimento dispone inoltre in ordine all’anticipazione delle spese della perizia.

6. Nel procedimento, il titolare e il responsabile di cui al comma 1 possono essere assistiti da un procuratore o da altra persona di fiducia.

7. Se gli accertamenti risultano particolarmente complessi o vi è l’assenso delle parti il termine di sessanta giorni di cui all’articolo 150, comma 2, può essere prorogato per un periodo non superiore ad ulteriori quaranta giorni.

8. Il decorso dei termini previsti dall’articolo 150, comma 2 e dall’articolo 151 è sospeso di diritto dal 1° agosto al 15 settembre di ciascun anno e riprende a decorrere dalla fine del periodo di sospensione. Se il decorso ha inizio durante tale periodo, l’inizio stesso è differito alla fine del periodo medesimo. La sospensione non opera nei casi in cui sussiste il pregiudizio di cui all’articolo 146, comma 1, e non preclude l’adozione dei provvedimenti di cui all’ articolo 150, comma 1.

Art. 150 Provvedimenti a seguito del ricorso

1. Se la particolarità del caso lo richiede, il Garante può disporre in via provvisoria il blocco in tutto o in parte di taluno dei dati, ovvero l’immediata sospensione di una o più operazioni del trattamento. Il provvedimento può essere adottato anche prima della comunicazione del ricorso ai sensi dell’articolo 149, comma 1, e cessa di avere ogni effetto se non è adottata nei termini la decisione di cui al comma 2. Il medesimo provvedimento è impugnabile unitamente a tale decisione.

2. Assunte le necessarie informazioni il Garante, se ritiene fondato il ricorso, ordina al titolare, con decisione motivata, la cessazione del comportamento illegittimo, indicando le misure necessarie a tutela dei diritti dell’interessato e assegnando un termine per la loro adozione. La mancata pronuncia sul ricorso, decorsi sessanta giorni dalla data di presentazione, equivale a rigetto.

3. Se vi è stata previa richiesta di taluna delle parti, il provvedimento che definisce il procedimento determina in misura forfettaria l’ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso, posti a carico, anche in parte, del soccombente o compensati anche parzialmente per giusti motivi.

4. Il provvedimento espresso, anche provvisorio, adottato dal Garante è comunicato alle parti entro dieci giorni presso il domicilio eletto o risultante dagli atti. Il provvedimento può essere comunicato alle parti anche mediante posta elettronica o telefax.

5. Se sorgono difficoltà o contestazioni riguardo all’esecuzione del provvedimento di cui ai commi 1 e 2, il Garante, sentite le parti ove richiesto, dispone le modalità di attuazione avvalendosi, se necessario, del personale dell’Ufficio o della collaborazione di altri organi dello Stato.

6. In caso di mancata opposizione avverso il provvedimento che determina l’ammontare delle spese e dei diritti, o di suo rigetto, il provvedimento medesimo costituisce, per questa parte, titolo esecutivo ai sensi degli articoli 474 e 475 del codice di procedura civile.

Art. 151 Opposizione

1. Avverso il provvedimento espresso o il rigetto tacito di cui all’articolo 150, comma 2, il titolare o l’interessato possono proporre opposizione con ricorso ai sensi dell’articolo 152. L’opposizione non sospende l’esecuzione del provvedimento.

2. Il tribunale provvede nei modi di cui all’articolo 152.

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Responsabile del Trattamento, una delle peculiarità del Regolamento generale sulla protezione dei dati rispetto alla normativa previgente è, certamente, il ruolo del di questa figura.

L’avv. Cristina Virarelli, ha già parlato dei problemi di traduzione, composti grazie all’intervento dell’Autorità Garante, e non mi dilungherò di nuovo su questo, se non per ricordare che le traduzioni di pareri del Gruppo di lavoro dei Garanti (WP29), precedenti al Regolamento, recano ancora i termini “responsabile” e “incaricato” per indicare il “controller” e il “processor” termini che oggi vengono tradotti come “titolare” e “responsabile”. Nel corso di questa breve disamina, trovandomi a richiamare il parere 1/2010 del WP29 renderò sempre con “titolare” e “responsabile” i termini  “controller” e “processor”, sostituendo direttamente la differente e confusoria terminologia utilizzata nelle traduzioni ufficiali.

Il “nuovo” responsabile del trattamento

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati non muta di una virgola la definizione di titolare e responsabile del trattamento rispetto alla direttiva 95/45/CE che lo ha preceduto.

Il titolare (“controller”)  era definito nella direttiva come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o qualsiasi altro organismo che, da solo o insieme ad altri, determina le finalità e gli strumenti del trattamento di dati personali (.…)”

Il Responsabile (“processor”) invece era indicato come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o qualsiasi altro organismo che elabora dati personali per conto del responsabile del trattamento”.

Nel Regolamento generale queste figure sono definite rispettivamente come:

«titolare del trattamento» (controller): la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali (…).

«responsabile del trattamento» (processor): la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento;

La novità del Regolamento, pertanto, non si annida nelle definizioni, pressoché identiche alle precedenti, ma nella rivoluzione copernicana che, nel suo complesso, il Regolamento fa compiere alla tutela dei dati personali, facendola passare da un approccio basato su adempimenti calati dall’alto a un approccio basato sul rischio, e consegna la protezione dei dati nelle mani del titolare, il quale, grazie al principio di responsabilizzazione, (“accountability”) potrà, nei limiti e dentro i parametri delineati dal Regolamento, adottare le misure che ritiene più opportune e comprovare il conseguimento degli obiettivi che ha raggiunto nel rispetto dei principi che presiedono il trattamento (lecito) dei dati personali.

Tale nuovo impianto lambisce anche il ruolo del responsabile del trattamento, il quale è insignito di nuovi compiti, condivide in certa misura le responsabilità del titolare in ordine al risarcimento del danno a terzi, ed è oggetto di autonome sanzioni amministrative, a differenza di quanto avveniva con il codice privacy, ove la sanzione amministrativa era sempre diretta contro il titolare.

Non solo: la nomina a responsabile è obbligatoria e non più facoltativa.

L’individuazione del responsabile non avviene più, quindi, a discrezione del titolare, ma è un atto dovuto. Non solo: la designazione del responsabile emerge ex se dallo stato di fatto: il titolare e il responsabile regoleranno i loro rapporti contrattualmente, ma non sarà possibile forzare l’assetto contrattuale per definire i reciproci ruoli: l’assetto contrattuale rispecchierà, invece, il concreto “potere” che questi soggetti eserciteranno sul trattamento dei dati personali, prendendo o meno decisioni in ordine alle finalità e ai mezzi del trattamento stesso.

Le garanzie di affidabilità del responsabile, ove si esternalizzi un servizio, pertanto, dovranno essere valutate attentamente già in fase di affidamento, dato che, come già avveniva con il codice privacy, il trattamento potrà essere affidato dal titolare solo a chi presenti “garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato”.

Responsabile interno o responsabile esterno?

I primi commentatori del Regolamento hanno evidenziato come il ruolo del responsabile del trattamento tratteggiato nel Regolamento sia cucito addosso al solo Responsabile esterno, notando come vi siano i talune indicazioni che non hanno senso se trasferite all’interno del rapporto di lavoro – su tutte, a titolo esemplificativo, si riporta l’obbligo di predisporre una idonea contrattualistica che preveda anche che il responsabile “metta a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente articolo e consenta e contribuisca alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzati dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato” (art. 28 c. 3 lett. h del Regolamento).

Nel tempo, però, questa posizione prima piuttosto uniforme si è frastagliata e oggi vi sono autorevoli commentatori che ritengono che sia possibile anche configurare un responsabile interno.

Tali argomentazioni poggiano sia sul fatto che la figura del responsabile interno non è espressamente esclusa dalla normativa europea, sia su alcune interpretazioni letterali, sia, infine, su talune annotazioni organizzative.

Il dato letterale

Per ricavare l’inquadramento del responsabile all’interno della struttura del titolare si può fare riferimento al tenore letterale della traduzione italiana del Regolamento, dandone una lettura aderente al diritto interno, risultato che si ottiene enfatizzando  i termini ’”organismo” o “servizio”, che nel nostro Paese possono, in effetti, richiamare un qualche affidamento all’interno della struttura del titolare. E’ lecito domandarsi però se sia opportuno interpretare il dato letterale di una sola traduzione senza interrogarsi sul senso di tali espressioni nelle altre lingue ufficiali, e senza valutare il significato che possano avere acquisito sul piano europeo.

Anzi sul piano europeo si è affermata l’interpretazione opposta: l’ICO, ad esempio, ha richiamato la precedente definizione di responsabile contenuta nel “Data Protection Act” (il codice privacy del Regno Unito, per intenderci, che escludeva espressamente che il ruolo potesse di responsabile essere affidato a dipendenti del titolare) sostenendo che la formulazione del Regolamento (che pure non riporta espressamente l’esclusione dei dipendenti)  nulla  muta rispetto all’individuazione di titolare e responsabile ivi contenute (cfr. ICO GDPR guidance: Contracts and liabilities between controllers and processors: “a processor is a natural or legal person or organisation which processes personal data on behalf of a controller.

If you are not sure whether you are a controller or a processor, please refer to our guidance Data controllers and data processors. Although it is based on the Data Protection Act 1998 (DPA), the parts of the guidance setting out how to determine who is the controller and who is the processor are still relevant under the GDPR.”

Fonte: https://ico.org.uk/media/about-the-ico/consultations/2014789/draft-gdpr-contracts-guidance-v1-for-consultation-september-2017.pdf)

Neppure il CNIL, che ad oggi presiede il WP29, pare sposare un simile orientamento: nella guida ai responsabili che ha pubblicato nel settembre 2017 per agevolare l’applicazione del Regolamento (GUIDE DU SOUS-TRAITANT EDITION SEPTEMBRE 2017) non solo si riferisce espressamente alla sola figura del responsabile esterno, inquadrando i rapporti tra titolare e responsabile più volte in termini di fornitore e cliente, ma richiama anche, espressamente, il Parere 1/2010 (WP 169)  sui concetti di titolare e responsabile del trattamento, dimostrando di ritenerlo ancora attuale.

Il Parere 1/2010 del Gruppo di lavoro Art. 29

Il Parere del WP29 richiamato dal CNIL aveva già affrontato il problema dell’inquadramento del responsabile come soggetto interno o esterno, in particolare indagando se quel trattare i dati “per conto” del titolare possa includere anche i soggetti interni alla sua struttura (argomento che potrebbe utilizzarsi anche oggi, per sostenere la compliance al Regolamento di un ruolo interno).

Ebbene, diceva il WP29 che l’esistenza di un responsabile del trattamento dipende da una decisione presa dal titolare del trattamento. Quest’ultimo può decidere o di trattare i dati all’interno della propria organizzazione – ad esempio attraverso collaboratori autorizzati a trattare i dati sotto la sua diretta autorità-, o di delegare tutte o una parte delle attività di trattamento a un’organizzazione esterna, cioè, come indica la relazione della proposta modificata della Commissione, a una “persona giuridicamente distinta dal titolare ma che agisce per conto di quest’ultimo“.

E’ chiara, quindi, l’intenzione del legislatore, esternata nella relazione della Commissione richiamata dal WP29, e la mera trasposizione della definizione dalla Direttiva al Regolamento non può autorizzare a presumere che l’intenzione del legislatore sia mutata.

Concludeva quindi il WP29 “Il presente parere analizza anche il concetto di “responsabile del trattamento“, la cui esistenza dipende da una decisione presa dal titolare del trattamento. Quest’ultimo può decidere o di trattare i dati all’interno della propria organizzazione o di delegare tutte o una parte delle attività di trattamento a un’organizzazione esterna. Per poter agire come responsabile del trattamento occorrono pertanto due requisiti: da un lato essere una persona giuridica distinta (rectius: entità giuridica distinta – nella versione francese è “une entité juridique distincte” n.d.r.) dal titolare del trattamento, e dall’altro elaborare i dati personali per conto di quest’ultimo. Questa attività di trattamento può essere limitata a un compito o a un contesto molto specifico, oppure può lasciar spazio a un certo margine di discrezionalità sul modo di servire gli interessi del titolare del trattamento, permettendo al responsabile del trattamento di scegliere i mezzi tecnici e organizzativi più adeguati” (riporto anche il testo in inglese, per dare modo al lettore di valutare come il riferimento alla “persona giuridica” non vada inteso in senso tecnico: “This opinion also analyzes the concept of processor, the existence of which depends on a decision taken by the controller, who can decide either to process data within his organization or to delegate all or part of the processing activities to an external organization. Therefore, two basic conditions for qualifying as processor are on the one hand being a separate legal entity with respect to the controller and on the other hand processing personal data on his behalf. This processing activity may be limited to a very specific task or context or may accommodate a certain degree of discretion about how to serve the controller’s interests, allowing the processor to choose the most suitable technical and organizational means.”)

A livello europeo, pertanto, l’interpretazione lascia poco margine ai dubbi: la figura del responsabile interno non è data.

L’esperienza italiana

Per contro, l’Italia ha sempre ammesso il ruolo di responsabile interno.

Un disallineamento, rispetto al WP29, che affondava le radici in epoca ben precedente al parere del 2010, e che si basava sull’ampio margine di discrezionalità concesso dalla direttiva.

Discrezionalità che non sussiste con il Regolamento: ove agli Stati è concesso operare deroghe e personalizzazioni è espressamente indicato (e non sono poche ipotesi), si guardi, in proposito la definizione di titolare. Tale deroga non è presente, però, nella definizione di responsabile.

Trarre la configurabilità di un responsabile interno (con il carico di oneri, -mi si passi il gioco di parole- responsabilità e sanzioni che questi reca con sé in base al Regolamento), in via interpretativa sulla sola assenza di un divieto in tal senso appare, quindi, piuttosto azzardato.

Senza considerare il noto brocardo “Ubi lex voluit dixit, ubi noluit tacuit”: quando il legislatore ha inteso assegnare un ruolo a soggetti sia interni che esterni alla struttura del titolare lo ha detto espressamente, come nel caso del data protection officer (cfr art. 37 comma 6).

La guida del Garante  

Quanto detto sin qui basta a escludere la  configurabilità di un ruolo interno del responsabile?

Ad avviso di chi scrive basterebbe, se avessimo la certezza che il parere 1/2010 reso dal WP29 sarà mantenuto fermo una volta insediatosi il Board; innanzi tutto, quindi, occorrerebbe sapere se il ridetto parere sopravviverà, negli stessi termini,  al 25 maggio 2018: certo, a guardare le indicazioni che provengono dall’ICO e dal CNIL si potrebbe optare per il sì, ma non possiamo ancora dirlo con assoluta certezza. Vi sono indizi sul piano nazionale che facciano propendere, invece, per il mantenimento di questa figura? A guardar bene, in effetti, qualche dubbio viene… vi sono delle indicazioni pratiche che possono indurre questa convinzione  e ciò per due ordini di ragioni:

• da un lato il Garante per la protezione dei dati personali ha annunciato di voler mantenere la figura dell’incaricato, e appare arduo a chi scrive immaginare strutture importanti composte di soli incaricati, senza responsabili. Dal punto di vista pratico, la figura di un soggetto sovraordinato agli incaricati potrebbe essere opportuna. E’ altamente probabile che, in assenza di “liberalizzazioni” sul punto (ad esempio lasciando libertà di assegnare ruoli di maggior o minore “responsabilità” agli incaricati, o eliminandoli del tutto, sulla scorta di altri paesi europei), l’esigenza di prevedere la figura del responsabile interno emerga dal basso, ovvero dalla presenza degli incaricati e dalle necessità organizzative che ne conseguono.

• Dall’altro lato il Garante nella sintetica “Guida all’applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali”, che ha pubblicato sul proprio sito istituzionale, non ha evidenziato alcuna novità in ordine al ruolo del responsabile, e se l’Autorità avesse voluto prendere una posizione netta in merito avrebbe potuto farlo senza difficoltà: invece ha laconicamente affermato nel capitolo dedicato al titolare e al Responsabile, sotto il paragrafo “cosa non cambia” che “Il regolamento definisce caratteristiche soggettive e responsabilità di titolare e responsabile del trattamento negli stessi termini di cui alla direttiva 95/46/CE (e, quindi, al Codice italiano)”.  Eppure il Codice parlava di responsabili come di soggetti “preposti dal titolare”, ammettendo pacificamente l’esistenza del responsabile interno, e dichiarava espressamente che la nomina era facoltativa. Inoltre le responsabilità definite dal Regolamento, ad avviso di chi scrive, non appaiono affatto così facilmente sovrapponibili a quelle della direttiva.

Tuttavia, se il Garante suggerisce una certa continuità tra i ruoli, evidentemente dobbiamo attenderci una continuità tra i ruoli: significa dunque che verrà ritenuto ammissibile il responsabile negli stessi termini del Codice italiano? Ossia un ruolo anche interno e facoltativo?

Che fare?

Come abbiamo visto sopra vi sono ragioni sistematiche, di matrice europea, che indurrebbero a preferire di non forzare l’interpretazione delle norme, in favore di una figura di cui buona parte dell’Europa è riuscita a fare a meno sino ad oggi senza inficiare la protezione dei dati. Dall’altra parte, però occorrerebbe da un lato che il Board restasse ancorato all’interpretazione offerta dal WP29, dall’altra che l’Italia trovasse il coraggio di “abbandonare la strada vecchia per la nuova” cosa che non è mai stata troppo nelle corde del nostro Paese. Non è impossibile, quindi, che l’Italia  mantenga l’impianto che le è più noto, ammettendo la permanenza del responsabile interno (almeno fino a che qualcuno non domandi un intervento chiarificatore sovranazionale).

Invero, il fatto che non sia giunta alcuna netta indicazione dall’Autorità su un aspetto tanto importante dal punto di vista organizzativo, se non un laconico riferimento al mantenimento dell’impianto pregresso in un’ottica di continuità, spinge a ritenere che non vi saranno mutamenti di rilievo sul punto: il passaggio da una figura sia “interna” sia “esterna” ad una solo “esterna”, e il passaggio da una figura facoltativa ad una obbligatoria avrebbero meritato un certo rilievo nel paragrafo della guida dedicato al “che cosa cambia”, ma non ve n’è traccia. Sono invece evidenziati i subresponsabili e gli obblighi di nomina del DPO e del rappresentante nello Stato.

Sarà quindi prudente, per le imprese, controllare le nomine di responsabili e incaricati, adeguando la contrattualistica relativa alla designazione del responsabile alle indicazioni offerte dal Regolamento, anche se, ove tale adempimento si rivolgesse all’interno della struttura del titolare, meriterebbero attenzione alcuni punti, da valutare in chiave giuslavoristica, afferenti le autonome responsabilità che si assume il dipendente, i nuovi compiti e poteri decisionali che sono connessi al ruolo di responsabile e la loro compatibilità con l’inquadramento e le mansioni già svolte dal dipendente (nonché rispetto alla retribuzione)  e la possibilità di incorrere  in autonome sanzioni, nonché le responsabilità in ordine al risarcimento del danno, per condotte assunte in qualità di dipendente, che, probabilmente, verranno prese in considerazione dal legislatore nella sua opera di armonizzazione sul piano del diritto interno (AGGIORNAMENTO: la nuova formulazione dell’articolo 29 del Codice privacy pare superare molte di queste discrasie, si veda “aggiornamento” in calce).

Perdurando l’incertezza e facendosi strada il sospetto malizioso che il legislatore nazionale abbia in mente di prendersi qualche licenza sul responsabile del trattamento, sarà più facile per i titolari, nel brevissimo tempo che ci separa dall’applicazione del Regolamento, revocare o modificare secondo la propria discrezione le nomine interne (comunque possibili fin tanto resta in vigore il Codice della privacy) ove si rivelassero superflue, che approntarle ex novo alla vigilia del 25 maggio 2018.

Accountability e tendenza alla burocratizzazione

E’ evidente che l’accountability e l’approccio basato sul rischio vanno in senso opposto rispetto alla burocratizzazione della privacy, che è stata la maggiore accusa da sempre rivolta alla nostra normativa nazionale. L’esperienza italiana sul punto, specialmente in ordine ai ruoli interni, non ha avuto un buon esito: un gran numero di imprese ha percepito la protezione dei dati personali come una serie di oneri burocratici da assolvere e non come un elemento da valorizzare.

Se il resto d’Europa lascia il titolare libero di gestire la propria organizzazione interna come meglio crede, permette alle imprese di competere anche sotto questo profilo: tanto più l’impresa sarà brava a proteggere i dati, tanto più sarà avvantaggiata sulla concorrenza.

L’Italia sembrava avere un discreto vantaggio in ordine all’applicazione del GDPR, date le molteplici somiglianze del proprio pregresso impianto normativo con il Regolamento, soprattutto in ordine all’acquisizione del consenso e alla tutela dei diritti dell’interessato, ma se non supera il proprio approccio tradizionale, accordando maggior fiducia ai titolari, rischia di vanificare l’esperienza maturata. L’indagine comparativa recentemente condotta dall’Autorità olandese, restituisce un’Italia fanalino di coda nella tutela dei dati personali, accanto alla Romania, mentre, come sempre, a guidare la volata, ci sono Germania e Olanda (“With the group of countries compared in this research, Germany is frontrunner in most aspects and Italy and Romania are at the other end of the spectrum. The Netherlands perform above average in most aspects”). Sarà bene che il legislatore nazionale rifletta attentamente in ordine alle procedure che intende aggiungere all’impianto regolamentare europeo  (anche al di là della mera riproposizione dei ruoli interni),  mantenendosi quanto più possibile in armonia con il resto dell’Unione, in modo da non relegare l’accountabilty ad una scialba funzione di precostituzione di documenti con sola funzione probatoria, che, mutilando nettamente la discrezionalità del titolare, finirebbe col ricondurre la responsabilizzazione nell’alveo sterile di  una piatta e blanda sfaccettatura della  responsabilità.

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