Groupware (dall’inglese group – gruppo, ware – suffisso di software e hardware) o software collaborativo è il software applicativo pensato per facilitare e rendere più efficace il lavoro cooperativo da parte di gruppi di persone.
Il termine fu coniato nel 1978 da Peter e Trudy Johnson-Lenz. Gli autori intendevano indicare con esso non solo il software, cioè il supporto informatico, che consente lo svolgimento di un lavoro di tipo collaborativo, ma anche i processi che ne regolano lo svolgimento. Alla base di un buon lavoro di gruppo vi è l’intenzione comunicativa, che deve tradursi in collaborazione e coordinamento del lavoro attraverso l’uso di software specifici, che consentano, partendo dalle idee e dai progetti del singolo, di pervenire al lavoro di gruppo. Il Groupware è un insieme di applicativi studiati per venire incontro alle esigenze aziendali per coordinare le attività lavorative di gruppi di persone. Offre una gestione centralizzata del calendario della rubrica delle attività da svolgere e del loro stato di avanzamento. Grazie alla sua flessibilità e scalabilità, il groupware si adatta facilmente ad una molteplicità di situazioni e funzioni. Dalla convergenza di un gran numero di andamenti tecnici, economici, sociali ed organizzativi ha avuto origine il groupware nell’ambiente degli affari
Con l’affermarsi del fenomeno della globalizzazione si è diffuso sempre più l’uso del groupware anche da parte delle aziende, che devono porre in campo tutte le strategie possibili per resistere ed affrontare una competitività dalla forte connotazione “globale”. Le tecnologie del groupware consentono di affrontare problemi diversi in maniera specifica, determinando l’implementazione della reingegnerizzazione organizzativa delle aziende. L’introduzione del groupware all’interno delle organizzazioni offre vari vantaggi quali ad esempio quello di pianificare adeguati percorsi formativi; tuttavia, è bene tenere presente che occorre individuare in prima istanza il problema che si intende affrontare, coinvolgendo i vertici dell’azienda e formandoli adeguatamente in merito al corretto utilizzo del software, dal momento che l’adozione incondizionata del groupware non può garantire un’efficienza societaria. Il groupware o workgroup assieme al GED (gestione dei documenti) e al workflow rappresenta una tecnica di gruppo per la gestione collettiva dell’informazione, consentendo agevolmente di realizzare la condivisione di documenti, i piani di classificazione, nonché le diverse modalità di indicizzazione.