Qui, la procedura descrita, per la comunicazione del RPD, infatti, in base all’articolo 37, paragrafo 7 del Regolamento UE/2016/679 occorre che i soggetti pubblici e privati comunichino al Garante per la protezione dei dati personali il nominativo del Responsabile della Protezione dei dati, se designato.
Questa disposizione mira a garantire che le autorità di controllo possano contattare il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), in modo facile e diretto, come chiarito nelle Linee guida sui Responsabili della Protezione dei Dati (RPD) adottate dal Gruppo Articolo 29 (WP 243 rev. 01 – punto 2.6).
Si ricorda, infatti, che in base all’articolo 39, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento, il Responsabile della Protezione dei Dati funge da punto di contatto fra il singolo ente o azienda e il Garante.
Sul sito dell’Autorità è disponibile una procedura online per la comunicazione del nominativo.
Per facilitare i soggetti tenuti all’adempimento, nella sezione dedicata alla procedura, è presente anche un facsimile in formato .pdf – da non utilizzare per la comunicazione al Garante – che consente di familiarizzare con l’adempimento e verificare, prima di iniziare la compilazione online, quali saranno le informazioni richieste.
FAQ riportate dal sito del Garante Privacy
1. Chi è tenuto ad apporre la firma digitale?
La firma digitale deve essere apposta dal soggetto che materialmente effettua la comunicazione ed i cui dati (cognome, nome e indirizzo email) sono stati indicati nella sezione A del modulo.
2. Qualora la comunicazione venga effettuata su delega del rappresentante legale, è necessario allegare la delega?
No. È necessario indicare che la comunicazione viene effettuata su delega selezionando la corrispondente voce e indicando il cognome e nome del soggetto delegante.
3. Nel caso di più aziende appartenenti a un gruppo imprenditoriale, va effettuata una comunicazione per ogni azienda del gruppo?
Sì, in quanto l’obbligo di comunicazione è in capo al singolo titolare/responsabile del trattamento, sempre in presenza delle condizioni di cui all’art. 37, par. 1, lett. b) e c) del Regolamento.
4. Nel caso di comunicazione effettuata da parte di un gruppo imprenditoriale, è necessario compilare la sezione B1 del modulo?
La sezione B1 del modulo deve essere compilata solo nei casi previsti dall’art. 37, par. 2, del Regolamento, ossia solo nel caso in cui il gruppo abbia deciso di nominare un unico RPD.
5. In caso di nomina a RPD di una persona giuridica, come possono essere inseriti i relativi dati?
È necessario selezionare nella sezione C, al punto 1 “esterno” e al punto 2 “persona giuridica”.
6. Come mai, pur avendo compilato correttamente il modulo online, non si è ricevuta la mail con le istruzioni?
La mail con le istruzioni viene inviata alla casella di posta indicata nella sezione A del modulo. Occorre quindi verificare che la casella indicata sia abilitata alla ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria (molto spesso le caselle di posta elettronica certificata sono configurate in modo da non ricevere messaggi di posta elettronica ordinaria). Si consiglia, inoltre, di verificare che il messaggio non sia stato spostato automaticamente o per errore nella cartella “spam” o “posta indesiderata”.
7. Dopo aver effettuato il download del file da firmare, cosa si deve fare?
Occorre seguire le istruzioni ricevute con l’email. Si ricorda che in ogni caso il suddetto file non va inviato via email, ma solo caricato sulla piattaforma seguendo le istruzioni.
8. È possibile aprire il file scaricato al termine della compilazione del modulo?
Il file scaricato è in formato .xml e può essere aperto soltanto tramite appositi programmi. In ogni caso, come chiarito nelle istruzioni, “la minima modifica al file ricevuto comporterà il rigetto della comunicazione; pertanto, si raccomanda di non aprire il file ricevuto ma esclusivamente di procedere alla sua sottoscrizione digitale, previo salvataggio in locale”.
9. Perchè, pur avendo seguito le istruzioni di compilazione del modulo, si riceve un messaggio di comunicazione rigettata per un file non corrispondente a quello trasmesso?
Alcuni sistemi di posta elettronica possono alterare i file allegati, inserendo caratteri speciali: può così succedere che il file su cui è apposta la firma risulti difforme da quello che il sistema è impostato per riconoscere, con il conseguente rigetto della comunicazione. Per evitare questo tipo di problematiche, si consiglia di evitare di trasmettere il file da firmare mediante posta elettronica al soggetto che apporrà la firma digitale. E’ invece consigliabile completare la procedura di comunicazione e successiva applicazione della firma digitale dalla stessa postazione di lavoro del soggetto firmatario, che come indicato nelle istruzioni, deve coincidere con il soggetto che effettua la comunicazione (vedi sez. A del modulo).
10. In che modo è possibile correggere eventuali inesattezze o errori inseriti nella comunicazione una volta che la procedura è terminata?
In questo caso è necessario ripetere la procedura. La nuova comunicazione sostituirà la precedente, come chiarito nelle istruzioni: “Eventuali ulteriori comunicazioni effettuate per conto dello stesso Titolare/Responsabile, qualora accettate, saranno intese come integrale sostituzione di quanto già comunicato in precedenza”.
11. Cosa occorre fare se, una volta compilato il modulo e fatto l’upload del file firmato, si riceve una e-mail con l’avviso che la comunicazione è stata rigettata e, successivamente, se si tenta un nuovo upload, viene segnalato il testo di errore: “upload già effettuato”?
In questi casi, è necessario ripetere la procedura partendo dall’inizio, cioè effettuando una nuova compilazione dei dati (a cui seguirà l’attribuzione di un nuovo ID provvisorio di comunicazione, con l’invio di un nuovo file da firmare).
12. Cosa occorre fare se è stato effettuato l’upload del file ma non si riceve l’e-mail con il riscontro di avvenuta comunicazione?
Terminato l’upload, la piattaforma procede alle verifiche indicate nelle istruzioni e quindi all’invio del riscontro o del rigetto, seguendo l’ordine di arrivo delle comunicazioni. Tenuto conto delle numerose comunicazioni che stanno pervenendo in questi giorni, la procedura potrebbe richiedere anche qualche ora e l’arrivo dell’e-mail di riscontro potrebbe tardare un pò. Eventuali informazioni possono essere richieste inviando una mail all’URP del Garante, indicando l’ID provvisorio di comunicazione.